Come organizzare una perfetta riunione a distanza
È innegabile, oltre l'emergenza sanitaria e la crisi economica, questa pandemia ci ha cambiato andando anche a modificare piccole e grandi abitudini quotidiane all'interno delle organizzazioni aziendali.
Non è passato molto tempo da quando ci si preparava con il blocco appunti tra le mani ad andare “in sala riunioni” per il meeting delle 11,30, mentre ora quella sensazione ci sembra davvero un lontano ricordo.
Ci troviamo oggi ad essere lì, pronti da minuti prima, dietro allo schermo del pc con webcam accesa attendendo che l'organizzatore ci dia l'ok per “accedere alla stanza virtuale”.
E così abbiamo perso anche quella parte più divertente delle riunioni aziendali, non quella strategico/ decisionale, ma quella relazionale/emotiva.
Il caffè in compagnia prima di iniziare, lo scambio di battute, gli sguardi, ma anche le interruzioni, il confronto e perché no.. anche quel buffo accavallarsi durante le discussioni accese.
Ora è diverso sì, ma possiamo ancora una volta provare ad utilizzare questo momento per migliorarci anche sul fronte delle “riunioni online”.
E’ necessario strutturarle in modo che i nostri collaboratori non lo vedano come del tempo inutile, ma al contrario come un momento di scambio per uscire magari da quel senso di isolamento dovuto allo smart working.. quindi: come programmarle e strutturarle in maniera efficace?
- Invita solo i partecipanti che sono davvero coinvolti ed interessati sull'argomento (le riunioni online si gestiscono meglio in piccoli gruppi);
- Pianifica bene le tempistiche e rispettale;
- Chiedi a tutti di tenere la webcam accesa in modo da creare anche visivamente maggiore attenzione;
- Inizia la riunione in maniera informale proprio come avresti fatto dal vivo.. questo aumenterà nei partecipanti il coinvolgimento prima di passare all'ordine del giorno;
- Concentrati sull’inclusione: fai domande o rompi il ghiaccio con i più timidi e fai in modo che tutti possano esprimere il loro parere.
Grazie a queste indicazione potremo veramente creare “la riunione perfetta” anche online senza dimenticarci di nessuno e facendola ritornare quel momento di convivialità e socializzazione che era un tempo.
