Come si introduce lo Smart Working in azienda?

Dopo aver visto cosa prevede la normativa per lo Smart working, arriva il momento di pensare alle modalità con cui introdurlo in azienda.
Per il momento non ci soffermeremo sulle motivazioni che possono portare a valutare l’attivazione di una tale soluzione, ma ci focalizziamo sull’impatto che la stessa può avere all’interno dell’impresa.

Introdurre lo Smart working in azienda è un’operazione che ha indubbiamente molti risvolti dal punto di vista umano e che porta a notevoli cambiamenti nel funzionamento della realtà aziendale.
Per questo motivo, occorre un percorso di accompagnamento, gestito con competenza e professionalità, che consenta al management e ai dipendenti di accettare un nuovo metodo di lavoro.

 

Quali passaggi occorre seguire per attivare lo Smart working?

Lo Smart working interviene, in primo luogo, sui principi organizzativi su cui tradizionalmente si fonda l’idea di azienda: si passa da concetti come la subordinazione, la gerarchia e la standardizzazione delle mansioni ad altri come la collaborazione e la comunicazione, la responsabilizzazione dei lavoratori.

Il primo passo è, dunque, uno sforzo sia da parte del management, che dovrà imparare a lavorare in team e a collaborare con i sottoposti, sia da parte dei lavoratori che, con l’introduzione della flessibilità nella modalità di lavoro, dovranno apprendere un metodo di lavoro nuovo, incentrato sulla responsabilizzazione e la fiducia.
Lo Smart working riguarda, più in generale, un nuovo modo di pensare il business process: i dirigenti devono imparare ad abbracciare la flessibilità e la programmazione delle attività, per poi misurare il valore del lavoro in base ai risultati ottenuti.

Punto cruciale è il coinvolgimento di tutte le parti aziendali nel progetto di lavoro agile: ciò richiede, innanzitutto, lo svolgimento di una ricerca interna, per capire quali sono i reali bisogni dei dipendenti e le persone che meglio potranno svolgere il lavoro in modalità agile.
È fondamentale, infatti, considerare le caratteristiche personali del singolo lavoratore e il livello di mobilità dello stesso: alcuni dipendenti svolgono la maggior parte del lavoro in ufficio alla propria scrivania mentre altri già lavorano spesso in luoghi esterni.
Effettuare un’analisi dei propri dipendenti, delle loro peculiarità e attività, ma anche delle loro necessità e bisogni, è un efficace metodo per poter ideare un’attività di lavoro agile in grado di adattarsi alle diverse caratteristiche di ognuno dei dipendenti coinvolti.

Dopodiché è necessario redigere un progetto di Smart working.

 

Come va redatto un progetto di lavoro agile?

In primis, occorre decidere il budget che si intende dedicarvi. Siamo, infatti, di fronte a una modalità che renderà il lavoro più produttivo, ma è comunque necessario investirci tempo, competenze e denaro.

Il passo successivo, consiste nell’organizzazione di sessioni di formazione per i dipendenti, con l’utilizzo di diverse metodologie e strumenti, oltre alla revisione e alla modifica delle policy organizzative, ossia le regole relative all’orario, al luogo e agli strumenti di lavoro.
Per fare ciò, tutte le componenti aziendali devono essere coinvolte, occorre spiegare loro il perché si è deciso di introdurre lo smart working e dove si vuole arrivare.

Durante l’elaborazione del progetto, uno spazio rilevante occupa, inoltre, la scelta delle tecnologie digitali e di come integrarle tra loro per aumentare la collaborazione, il lavoro in team e la comunicazione.

Infine, è consigliabile cambiare il layout degli spazi aziendali, mettendo a disposizione delle persone spazi fisici differenti per lo svolgimento delle diverse attività, destinando spazi a lavori in cui è richiesta molta concentrazione, altri per il lavoro in team, altri per telefonate e call conference, altri ancora legati alla creatività e allo sviluppo di nuove idee.

Da un punto di vista prettamente legale, invece, la normativa sullo smart working prevede che con la sua introduzione il datore di lavoro predisponga:

  •  un accordo individuale per regolamentare lo svolgimento della prestazione;
  •  una policy sugli strumenti di lavoro e controlli (art.4 statuto lavoratori);
  •  un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla lavorazione.

Infine, dovrà essere effettuata una comunicazione obbligatoria unificata per informate gli enti della modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.
Il datore di lavoro potrà anche redigere un regolamento disciplinare contenente le regole che disciplinano il progetto di Smart working specifico a cui i lavoratori dovranno poi uniformarsi tutti in egual misura.

Di questo strumento, e di quali contenuti e caratteristiche dovranno farne parte, occorre tuttavia dedicare un focus specifico.
Mi dedicherò a questo argomento nel prossimo intervento, vi aspetto!

Luca Furfaro

Consulente del lavoro con proprio studio, assiste le aziende nella gestione delle risorse umane.
Iscritto all’Ordine dei consulenti del lavoro di Torino, laureato in scienze politiche all’Università degli studi di Torino, partecipa a convegni in materia giuslavoristica e scrive per alcune testate specializzate in materia lavoro.
È stato docente a contratto per il Master in consulenza del lavoro organizzato dall’Università degli studi di Torino.
Autore del libro “L’esperto in tasca – Fisco lavoro e Previdenza, Le novità del 2017” edito da Itedi.

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