Le 3B dello Smart working: Bricks, Bytes e Behaviours

Dopo aver iniziato questa rubrica con un’introduzione su cosa si intenda per Smart Working e sui suoi vantaggi per lavoratori e aziende, in questo intervento voglio approfondire aspetti più tecnici per avvicinarmi a una sua implementazione concreta.
Mi concentrerò, dunque, su quegli elementi che è necessario considerare per attivare questo tipo di soluzioni all’interno delle imprese.

La prima importante valutazione che occorre fare per introdurre con successo una soluzione di Smart working in azienda riguarda la capacità dell’organizzazione di cambiare e progredire, al fine di accogliere e sviluppare al proprio interno le cosiddette 3B - Bricks, Bytes e Behaviours.
Questi sono i principi che governano ogni progetto di Smart working.

Cosa sono le 3B?

Le 3B, dettagliatamente descritte nel libro “The Smarter Working Manifesto” di Philip Vanhoutte e Guy Clapperton, possono essere definite come i cardini attorno ai quali si è sviluppata la filosofia alla base del lavoro agile.

Lo smart working coinvolge, infatti, sia il luogo fisico dove viene svolta la prestazione lavorativa (Bricks), sia le tecnologie utilizzate (Bytes) e sia, da ultimo, ma non meno importante, il comportamento dei dipendenti verso il lavoro (Behaviour).
Andiamo ad esaminare nel dettaglio questi tre elementi:

Bricks

Letteralmente il termine Bricks significa mattoni e, in questo contesto, sta ad indicare il luogo di lavoro.

Per ottenere una modalità di Smart working ottimale, il layout del luogo di lavoro, o dell’ufficio, dovrebbe rispecchiare le esigenze dei dipendenti, risultando quindi un ambiente confortevole.
Il lavoro agile non va, infatti, considerato esclusivamente come “lavoro da casa”, ma anche come un insieme di migliorie che vanno a intervenire direttamente sulla qualità dell’ambiente lavorativo.

Promossi gli open space, da inserire in sostituzione a cabinati o divisori che impediscono la comunicazione e la collaborazione tra colleghi.
Bisognerebbe poi prevedere degli spazi per i break, delle zone tranquille in cui rilassarsi dal lavoro, e aree comuni per l’interazione tra i dipendenti durante le pause.
Per introdurre lo Smart working è importante considerare anche la necessità di avere delle sale riunioni e sale dove ci si possa confrontare e discutere tra colleghi, oltre a spazi dedicati alla singola persona per concentrarsi al massimo sul lavoro, come capsule.
Nella ridefinizione del layout del luogo di lavoro, bisogna avere qualche accorgimento circa il rumore e prendere le relative misure preventive in modo da conferire ad ogni spazio la giusta silenziosità.

Bytes

La B di Bytes serve a descrivere il ruolo fondamentale giocato dal fattore tecnologia all’interno di un’azienda che intenda adottare lo Smart working.
Si può infatti affermare che la presenza delle persone viene riflessa nella tecnologia: ogni dipendente mantiene la propria identità reale e ne adotta una digitale per il lavoro in Smart working.

Tra le varie tecnologie, risultano molto utili gli strumenti di collaborazione, sovente gratuiti, che aiutano le persone a raggiungere gli obiettivi in team, con la condivisione di contenuti e strumenti di project management visibili da tutti per suddividere compiti e obiettivi.
Le tecnologie più introdotte dalle aziende che utilizzano lo Smart working attualmente sono email, call conference, condivisione di desktop, app, strumenti di collaborazione e condivisione, adottabili grazie alla fornitura di strumenti come smartphone, laptop, e rete wi-fi. Potrebbe essere necessario eseguire delle sessioni di formazione per insegnare ai dipendenti come usare nel modo corretto le tecnologie adottate, in modo da massimizzare l’esperienza di lavoro agile.

Behaviours

I comportamenti sono indispensabili nell’introduzione dello Smart working in azienda.
I dipendenti devono allontanarsi dalla logica dell’orario di ufficio e avvicinarsi a quella degli obiettivi da raggiungere a prescindere dall’orario.
La gestione del tempo da parte del singolo diventa quindi fondamentale per lo Smart working.

Altro elemento indispensabile in questo contesto è un alto livello di fiducia tra datore di lavoro e dipendenti. Per aumentare il livello di fiducia, è necessario incrementare la comunicazione tra manager e sottoposti e formare tutti in modo adeguato alla nuova filosofia lavorativa.
Anche il comportamento dei manager deve cambiare e allontanarsi dall’idea del controllo per avvicinarsi a quella della fiducia e dell’influenza positiva sui dipendenti.

È necessario pianificare in modo preciso il lavoro e collaborare con i dipendenti affinché questa forma di riorganizzazione delle attività funzioni realmente.

Curare gli aspetti sottesi alle 3B diventa, dunque, un’attività cruciale per chi vuole praticare lo Smart working in azienda e dall’attenzione che viene prestata ad essi dipende l’intera riuscita delle novità che l’impresa vuole adottare.
Nelle prossime puntate andrò a esplorare questioni di carattere più specificamente operativo, per vedere, passo a passo, come si realizza una soluzione di lavoro agile all’interno delle diverse tipologie di organizzazioni.

Seguiteci, stiamo per entrare nel cuore dello Smart working.

Luca Furfaro

Consulente del lavoro con proprio studio, assiste le aziende nella gestione delle risorse umane.
Iscritto all’Ordine dei consulenti del lavoro di Torino, laureato in scienze politiche all’Università degli studi di Torino, partecipa a convegni in materia giuslavoristica e scrive per alcune testate specializzate in materia lavoro.
È stato docente a contratto per il Master in consulenza del lavoro organizzato dall’Università degli studi di Torino.
Autore del libro “L’esperto in tasca – Fisco lavoro e Previdenza, Le novità del 2017” edito da Itedi.

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